O2 clpd (5) - congressen

Gelukkig is het niet alleen maar papierwinkel en administratie geweest. De afgelopen maand heb ik twee congressen bijgewoond. Een twee daags internationaal congres over Healthy Cities in Noosa. En een drie daags nationaal congres van de Australische bond voor landschapsarchitecten in Brisbane, dat elke twee jaar gehouden wordt.

Op het congres in Noosa werd ik gewezen door een kennis hier in de buurt. Was een hele goeie tip. Heel gevarieerd publiek: architecten, stedenbouwers, landschappers, ingenieurs, ambtenaren, wetenschappers, communicatie mensen, onderwijs, om maar wat te noemen. En breed aantal onderwerpen: van klimaat verandering tot place-making en van bewonersparticipatie tot energie- en voedselvoorziening. Waren lange dagen. 's Ochtends om 8 uur begon de eerste lezing en eindigen met borrelen tot een uur of 7. En het beste was wel dat je zo makkelijk contacten kon leggen. Vond het in Nederland altijd lastig om tijdens congressen nieuwe mensen te leren kennen. Maar hier, geen centje pijn. Tijdens de koffie komen mensen naar je toe en beginnen een praatje, in de zaal praat je wat met degene die naast je zit, tijdens de lunch schuif je makkelijk bij vreemden aan, mensen stellen je aan anderen voor. Misschien ligt het aan mijzelf en was ik in Nederland nog wat schuchter. Dat is hier minder. Maar ik heb ook het idee dat mensen meer open staan, minder de neiging hebben vreemd op te kijken als je iemand zomaar aanschiet. In ieder geval kwam ik na twee dagen met een aardige stapel visitekaartjes thuis.



Tijdelijke, zelf gemaakte visitekaartjes                                                          Score van twee congressen             



Het tweede congres was twee weken later. Begon met een dag excursies. Ik had de excursie naar water-bewust stedelijk ontwerp in de Sunshine Coast uitgekozen. Nieuwsgierig naar wat ze hier met water doen in stedelijke plannen. En meteen een goede manier om mijn eigen regio beter te leren kennen. De excursie-punten vielen wat tegen. Veel regenwater-buffering in nieuwe werk- en woongebieden. Ik vond het schokkend hoe die wijken eruit zien. Allemaal bungalows op een rij, veelal één verdieping die bijna de hele kavel beslaan. (Waarom geen 2 verdiepingen en meer tuin?) Garagedeur die belangrijker zijn dan de voordeuren. Breed asfalt en vrijwel geen bomen in de straat. Zo doods als het maar zijn kan. Eén wijkje had een hogere dichtheid, waar de ontwerpers trots op waren. Ik schat maximaal 25 woningen per hectare, minder dan Vinex-dichtheid. En dat kon alleen omdat het direct naast het te ontwikkelen centrum ligt. Gelukkig was de laatste plek een stuk inspirerender. In Nambour heeft de gemeente samen met de winkeliers een doodse winkelstraat omgevormd tot een veel aantrekkelijker en levendiger gebied. Hier waren geen bomen, heel breed asfalt met slechts 2 meter voetpad aan weerszijde. De straat is versmald, bomen worden gevoed met het regenwater van de winkels, banken geplaatst, een pleintje gemaakt, er worden activiteiten georganiseerd. Niet dat het er ontwerpend gezien fantastisch uit zag, maar dat is op dit soort plekken bijzaak. De impact is grandioos.



Regenwater-afvang, veel gezien die dag              Regenwater-overloop van buiten en van binnen (erg leuk om in te kruipen!)         



Standaard nieuwbouw, en dat straten en straten lang                        'Hoge dichtheid' nieuwbouw (nog in ontwikkeling)



Aangepaste winkelstraat met verbrede stoep, bomen en banken                              Vergelijkbare straat voor aanpassing                      



De rest van het congres was heel inspirerend. Opnieuw lange dagen, veel lezingen, veel verschillende onderwerpen en veel nieuwe mensen leren kennen. Opnieuw veel over klimaat verandering, inclusief verschillende klimaat-wetenschappers. Eentje, uit Vancouver, nog uitgepreid mee zitten praten en later informatie gestuurd over Ruimte voor de Rivier in Nederland en over de kustversterking van Katwijk, waar ik zelf aan gewerkt heb.

Dit keer waren er ook een paar lezingen over de relatie tussen planning en de Aboriginal cultuur. Het verbaast me nog steeds dat het Aboriginal cultureel erfgoed hier vooral gezien lijkt te worden als iets van de Aboriginals en niet iets dat geïntegreerd is in de heel Australische planning. Er was een prof. uit Brisbane die een onderzoek presenteerde over Aboriginal waarden in het landschap. Dit is het eerste onderzoek dat gedaan wordt in het land. Zijn team is nog volop bezig en zat nog met de vraag hoe die waarden in de planning te integreren. Dus heb ik hem maar aangeschoten en verteld over wat wij met de Utrechtse Landschappen hebben gedaan. Hoop er nog een vervolggesprek aan te knopen. Misschien heeft ie er wat aan.

Tijdens een van de borrels werd ook nog eens duidelijk hoe klein de wereld is. Een landschapsarchitect uit Perth met wie ik stond te praten, wilde me voorstellen aan zijn collega, want die was in Nederland geweest. Gebruikelijk gesprek: waar kom je vandaan, wat heb je daar gedaan, enz. Ik vertel van OKRA, misschien wel eens van gehoord…. Oh! Dat vind ik zo'n goed bureau! En ik heb in Nederland iemand ontmoet die bij OKRA werkt! Tijdje zitten gissen wie, met Nederlandse en Engelse uitspraak van namen. Bleek Gert-Jan te zijn, in de trein, waarschijnlijk naar Groningen. Later praat ik weer verder met zijn collega/baas. Over Perth, dat Paul daar nu is en hij choreograaf is. Hij kent ook iemand die wat met dans doet, muziek maakt voor dansstukken. Later laat hij diens naam vallen en die herken ik. Blijkt dat deze landschapper de schoonbroer is van Nellie, een danser/choreograaf en Paul's beste vriendin in Sydney, bij wie wij al verschillende keren gelogeerd hebben! Nellie zei laatst nog, als je een keer naar Perth gaat, zal ik je in contact brengen met mijn schoonbroer.

In de week na het Brisbane congres heb ik flink wat zitten vertalen, informatie opgestuurd, contacten via LinkedIn gelegd. Langzaamaan begint er een netwerk te ontstaan. Is ook nodig om lid te kunnen worden van de AILA, de bond van landschapsarchitecten. Ze erkennen mijn opleiding en ervaring, maar mijn aanvraag moet ondersteund worden door twee Australische landschapsarchitecten. Ik denk dat ik de schoonbroer van Nellie maar ga vragen en een van de twee landschappers uit Sydney, die ik in Reykjavik heb leren kennen. Weer meer papierwerk.

O2 clpd (4) - boekhouding

Een groot nadeel van een nieuw bedrijf opstarten, zonder hulp van medewerkers, is dat je alles zelf moet doen. Dus ook heel veel administratie! Voordeel is wel dat je meteen goed ingewijd wordt in de manier waarop deze zaken in het nieuwe land zijn geregeld. Gelukkig is er veel hetzelfde, in hoofdlijnen tenminste. Dat ik de financiën van OKRA deed, is een grote hulp. Snap daardoor de boekhoudkundige systemen wat beter. De verschillen zitten in heel veel kleine dingen. En die maken samen de uitvoering toch behoorlijk anders.

Van de accountants uit Brisbane en de bank had ik al enkele verschillen begrepen. Het is hier bv gebruikelijk salaris elke 2 weken uit te betalen. Gelukkig mag het ook per maand (of per week). Ik heb besloten per maand te blijven werken. Ben ik gewend en het scheelt me veel boekhoud-werk. Paul en ik moesten een 'Super' uitzoeken ('superannuation' ofwel een fonds voor de opbouw van onze werknemers-pensioen). Weer iets dat dagen kost voor je er wijs uit wordt, een beetje weet wat je moet vergelijken, bijkomende verzekeringen hebt uitgekozen en bedragen voor bepaald en de boel uiteindelijk afgesloten. Kwam er ook achter dat het belastingjaar hier van 1 juli tot 30 juni loopt. Dus moest al snel een accountant gaan regelen voor de jaarstukken, belastingaangifte, etc.

Langzaamaan begin ik vat te krijgen op hoe het hier werkt. Gesprekken met een paar accountants hebben flink geholpen. Ik wilde niet verder met het kantoor in Brisbane, dat geholpen heeft bij het opzetten van het bedrijf. Dat is me te ver weg. Wil een accountant in de buurt. Via bekenden enkele namen gekregen en met twee een afspraak gemaakt: de eerste in Moolóólaba (en niet Mooloolába zoals ik de eerste keer zei, waarna iedereen begon te lachen) en de tweede in Tewantin.

Met de eerste een goed gesprek gehad, over belastingregels, afdrachten van BTW, aftrekposten (mijn hele begroting samen doorgelopen op welke posten aftrekbaar zijn), winst- en inkomstenbelasting, accountantsverklaringen, etc. Daar kwam meteen een belangrijk verschil uit naar voren. In Nederland mag je de boekhouding alleen doen met een door de belastingdienst goedgekeurd boekhoudprogramma. Dit wordt na afsluiting van het financiële jaar helemaal doorgelicht door een accountant, die vervolgens een jaarverslag maakt. Hier niet. Je mag de boekhouding doen zoals je zelf wilt. Wel moet er op het eind van het financiële jaar een jaarverslag komen (inhoudelijk vergelijkbaar met Nederland). Dat wordt gemaakt door een accountant, maar hij loopt daarvoor niet je hele boekhouding door. Hooguit steekproefsgewijs. Hij is ook niet verantwoordelijk voor de juistheid van de cijfers en voor de bewijsstukken. Dat moet je zelf maar op orde hebben. (Bij bedrijven met een omzet boven de 1 miljoen werkt het anders, maar dat gaat voor mij nog wel even duren.)

De boekhouding van de eerste drie maanden heb ik zelf gedaan. Met een provisorisch, zelf gemaakte spreadsheet in Excel. Beetje behelpen, maar het ging. De belasting­aangifte over eerste drie maanden heb ik met de eerste accountant doorgenomen. Had flinke fouten gemaakt. Vooral de manier waarop de BTW in de boekhouding wordt verwerkt is heel anders van in Nederland. En dat was behoorlijk verwarrend. In Nederland heb je drie tarieven. Je draagt alle btw die je ontvangt af, min de btw die je betaald hebt. Maar alleen als je daar bewijs van hebt, btw-bonnetjes dus. In de boekhouding wordt die btw aan het begin afgesplitst, en worden vervolgens de kostenposten netto verwerkt.

Niet hier. In Australië is maar één GST-tarief: 10%. Dat maakt het een stuk makkelijker, maar opent ook deuren om het vervolgens op een veel lastigere manier in de boekhouding te verwerken. Alles gaat bruto de boekhouding in. Binnen de boekhouding geef je aan je welke kostenposten btw-plichtig zijn. Het bedrag van je btw-afdracht wordt vervolgens door het programma, op basis van die 10% uitgerekend. En zo vul je het ook in op het aangifte-formulier: met bruto bedragen inclusief btw, waar je dan bruto bedragen waar geen btw over zit van af trekt, etc. Heeeel verwarrend allemaal de eerste keer. Had er dus ook een behoorlijk soepzooitje van gemaakt.

De afspraak met de tweede accountant had ik pas in juli, in het nieuwe fiscale jaar. Ook een goede gesprek. Maar deze zit 20 min. rijden dichterbij dan de eerste. En, minstens zo belangrijk, de tweede werkt met een boekhoud programma dat ik gratis mee mag gebruiken. Zo hoef ik dus niet meer met mijn provisorische Excel-sheet te werken. Zij halen via internet mijn bankafschriften op, laden die in het programma en sturen mij die file. Ik moet dan de betalingen coderen, aangeven wat voor soort inkomst of uitgave het was. Ik had bij de opzet van mijn boekhouding de categorieën van het begrotingssysteem van OKRA gebruikt. Maar alle boekhoud-nummers zijn hier natuurlijk helemaal anders. Grappig (voor de boekhoud-specialisten onder ons….): de accountant werkt hier niet met vaste cijfercodes voor hoofdcategorieën kostenposten, maar met codes op basis van een eigen alfabetische ordening van de kostenposten (A = 1000, Zzz = 1999).

Inmiddels heb ik de hele boekhouding in dit nieuwe systeem ingevuld. Met allerlei foutjes natuurlijk de eerste keer. En het ging mis bij het opslaan en terugsturen van de file, waardoor ik bang was alles opnieuw te moeten coderen. Maar gelukkig konden zij de file toch nog lezen en is alles hersteld. Blij dat de hele administratie inmiddels loopt en ik met 1 dag per maand alle betalingen kan doen en de boekhouding kan bijwerken.