Een groot nadeel van een nieuw bedrijf opstarten, zonder hulp van medewerkers, is dat je alles zelf moet doen. Dus ook heel veel administratie! Voordeel is wel dat je meteen goed ingewijd wordt in de manier waarop deze zaken in het nieuwe land zijn geregeld. Gelukkig is er veel hetzelfde, in hoofdlijnen tenminste. Dat ik de financiën van OKRA deed, is een grote hulp. Snap daardoor de boekhoudkundige systemen wat beter. De verschillen zitten in heel veel kleine dingen. En die maken samen de uitvoering toch behoorlijk anders.
Van de accountants uit Brisbane en de bank had ik al enkele verschillen begrepen. Het is hier bv gebruikelijk salaris elke 2 weken uit te betalen. Gelukkig mag het ook per maand (of per week). Ik heb besloten per maand te blijven werken. Ben ik gewend en het scheelt me veel boekhoud-werk. Paul en ik moesten een 'Super' uitzoeken ('superannuation' ofwel een fonds voor de opbouw van onze werknemers-pensioen). Weer iets dat dagen kost voor je er wijs uit wordt, een beetje weet wat je moet vergelijken, bijkomende verzekeringen hebt uitgekozen en bedragen voor bepaald en de boel uiteindelijk afgesloten. Kwam er ook achter dat het belastingjaar hier van 1 juli tot 30 juni loopt. Dus moest al snel een accountant gaan regelen voor de jaarstukken, belastingaangifte, etc.
Langzaamaan begin ik vat te krijgen op hoe het hier werkt. Gesprekken met een paar accountants hebben flink geholpen. Ik wilde niet verder met het kantoor in Brisbane, dat geholpen heeft bij het opzetten van het bedrijf. Dat is me te ver weg. Wil een accountant in de buurt. Via bekenden enkele namen gekregen en met twee een afspraak gemaakt: de eerste in Moolóólaba (en niet Mooloolába zoals ik de eerste keer zei, waarna iedereen begon te lachen) en de tweede in Tewantin.
Met de eerste een goed gesprek gehad, over belastingregels, afdrachten van BTW, aftrekposten (mijn hele begroting samen doorgelopen op welke posten aftrekbaar zijn), winst- en inkomstenbelasting, accountantsverklaringen, etc. Daar kwam meteen een belangrijk verschil uit naar voren. In Nederland mag je de boekhouding alleen doen met een door de belastingdienst goedgekeurd boekhoudprogramma. Dit wordt na afsluiting van het financiële jaar helemaal doorgelicht door een accountant, die vervolgens een jaarverslag maakt. Hier niet. Je mag de boekhouding doen zoals je zelf wilt. Wel moet er op het eind van het financiële jaar een jaarverslag komen (inhoudelijk vergelijkbaar met Nederland). Dat wordt gemaakt door een accountant, maar hij loopt daarvoor niet je hele boekhouding door. Hooguit steekproefsgewijs. Hij is ook niet verantwoordelijk voor de juistheid van de cijfers en voor de bewijsstukken. Dat moet je zelf maar op orde hebben. (Bij bedrijven met een omzet boven de 1 miljoen werkt het anders, maar dat gaat voor mij nog wel even duren.)
De boekhouding van de eerste drie maanden heb ik zelf gedaan. Met een provisorisch, zelf gemaakte spreadsheet in Excel. Beetje behelpen, maar het ging. De belastingaangifte over eerste drie maanden heb ik met de eerste accountant doorgenomen. Had flinke fouten gemaakt. Vooral de manier waarop de BTW in de boekhouding wordt verwerkt is heel anders van in Nederland. En dat was behoorlijk verwarrend. In Nederland heb je drie tarieven. Je draagt alle btw die je ontvangt af, min de btw die je betaald hebt. Maar alleen als je daar bewijs van hebt, btw-bonnetjes dus. In de boekhouding wordt die btw aan het begin afgesplitst, en worden vervolgens de kostenposten netto verwerkt.
Niet hier. In Australië is maar één GST-tarief: 10%. Dat maakt het een stuk makkelijker, maar opent ook deuren om het vervolgens op een veel lastigere manier in de boekhouding te verwerken. Alles gaat bruto de boekhouding in. Binnen de boekhouding geef je aan je welke kostenposten btw-plichtig zijn. Het bedrag van je btw-afdracht wordt vervolgens door het programma, op basis van die 10% uitgerekend. En zo vul je het ook in op het aangifte-formulier: met bruto bedragen inclusief btw, waar je dan bruto bedragen waar geen btw over zit van af trekt, etc. Heeeel verwarrend allemaal de eerste keer. Had er dus ook een behoorlijk soepzooitje van gemaakt.
De afspraak met de tweede accountant had ik pas in juli, in het nieuwe fiscale jaar. Ook een goede gesprek. Maar deze zit 20 min. rijden dichterbij dan de eerste. En, minstens zo belangrijk, de tweede werkt met een boekhoud programma dat ik gratis mee mag gebruiken. Zo hoef ik dus niet meer met mijn provisorische Excel-sheet te werken. Zij halen via internet mijn bankafschriften op, laden die in het programma en sturen mij die file. Ik moet dan de betalingen coderen, aangeven wat voor soort inkomst of uitgave het was. Ik had bij de opzet van mijn boekhouding de categorieën van het begrotingssysteem van OKRA gebruikt. Maar alle boekhoud-nummers zijn hier natuurlijk helemaal anders. Grappig (voor de boekhoud-specialisten onder ons….): de accountant werkt hier niet met vaste cijfercodes voor hoofdcategorieën kostenposten, maar met codes op basis van een eigen alfabetische ordening van de kostenposten (A = 1000, Zzz = 1999).
Inmiddels heb ik de hele boekhouding in dit nieuwe systeem ingevuld. Met allerlei foutjes natuurlijk de eerste keer. En het ging mis bij het opslaan en terugsturen van de file, waardoor ik bang was alles opnieuw te moeten coderen. Maar gelukkig konden zij de file toch nog lezen en is alles hersteld. Blij dat de hele administratie inmiddels loopt en ik met 1 dag per maand alle betalingen kan doen en de boekhouding kan bijwerken.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten